POLÍTICA DE PREVENÇÃO DO BRANQUEAMENTO DE CAPITAIS E DO FINANCIAMENTO DO TERRORISMO

 

1.Introdução

Empresa: MACOLIS – Materiais de Construção e Climatização, SA

Sede: IC 2 Km 131 Rotunda Boa Vista – Figueiras 2420.399 Boa Vista – Leiria

N.º Pessoa coletiva: 501214313

Capital Social: 2.000.000 €

Entidade Supervisora: ASAE – Autoridade de Segurança Alimentar e Económica

Responsável pela Prevenção Branqueamento de Capitais e Financiamento do Terrorismo:  Carla Carreira – mail. ccarreira@macolis.pt – Tel. 244 720 500

2.Enquadramento

Atendendo ao impacto nefasto que o Branqueamento de Capitais e o Financiamento do Terrorismo (BCFT) constituem para a sociedade, impõe-se a necessidade de combater a prática destes crimes, pelo que a MACOLIS assume o seu dever, através da criação desta Política de Prevenção do BCFT.  

A presente Política de Prevenção do BCFT estabelece os princípios basilares seguidos pelo Grupo MACOLIS no âmbito da prevenção, deteção e combate do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo, garantindo assim o cumprimento dos requisitos legais e regulamentares aplicáveis no âmbito desta matéria.

Os deveres e obrigações previstos na presente política de prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo são aplicáveis aos membros dos órgãos de administração e fiscalização, a todos os colaboradores da Empresa, aos estagiários e outras entidades externas de prestação de serviços do grupo MACOLIS, sendo que os respetivos atos e procedimentos, sejam eles atuais ou futuros, têm que ser adotados, adaptados e construídos em conformidade com a presente política e com a legislação relacionada.

3.Legislação Aplicável

A MACOLIS respeita e cumpre o quadro legislativo e regulamentar, aplicável em matéria de prevenção do branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo, nomeadamente:

  • Lei n.º 83/2017 de 18 de agosto, que estabelece medidas de combate ao branqueamento de capitais e ao financiamento do Terrorismo, com as atualizações introduzidas pela lei n.º 58 / 2020; 
  • Lei n.º 92/2017 de 22 de agosto, que obriga á utilização de meio de pagamento específicos em transações que envolvam montantes iguais ou superiores a 3.000€;
  • Lei n.º 89/2017 de 21 de agosto, que aprova o regime jurídico do registo central do beneficiário efetivo;
  • Lei n.º 93/2021 de 20 de dezembro, que estabelece o regime geral de proteção de denunciantes de infrações;
  • Decreto-Lei n.º 109-E/2021 de 9 de dezembro, que cria o mecanismo nacional anticorrução (MENAC).
  • Artigos 368.º e 11.º do Código Penal Português, que tipifica o crime de branqueamento e a criminalização de pessoas coletivas pela prática de crimes de branqueamento de capitais; 

4.Conceitos

4.1Branqueamento de Capitais

O branqueamento de capitais tem por objetivo a ocultação de bens, capital ou produtos com a finalidade de lhes dar uma aparência final de legitimidade, procurando assim, dissimular a origem criminosa de capital, bens ou produtos. Pretende dar uma aparência legítima a fundos que resultam de atividades criminosas através da troca desses fundos ilegais por dinheiro limpo, o que se consegue por via da ocultação do proprietário e da fonte desses mesmos capitais.

Os rendimentos obtidos ilicitamente estão geralmente relacionados com a prática de atos ilícitos típicos de crime como lenocínio, abuso sexual de menores, extorsão, tráfico de estupefacientes ou armas, tráfico de órgãos, fraude fiscal, tráfico de influências ou corrupção.

A utilização de grandes quantidades de numerário, identidades falsas e aquisição de participações sociais, são apenas algumas das técnicas utilizadas. Atividades não supervisionadas ou com deficiências de regulação são igualmente alvos preferenciais deste tipo de atividade criminosa.

A participação na manipulação de tais fundos é ilegal, bem como pode ser ilegal o envolvimento com estes fundos quando se tenha conhecimento ou se suspeite da origem criminosa dos mesmos. No ordenamento jurídico português, o branqueamento de capitais constitui um crime previsto no artigo 368.º-A do código penal.

4.2Financiamento do Terrorismo

O financiamento do terrorismo carateriza-se pelo fornecimento, recolha ou detenção de fundos destinados a serem utilizados ou sabendo que podem ser utilizados no planeamento, na preparação ou para a prática de um ato terrorista.

Ao contrário do que sucede no branqueamento de capitais, em que o objetivo fundamental do branqueador é o de ocultar a origem dos fundos, no financiamento do terrorismo, um dos objetivos dos financiadores é o de ocultar a finalidade a que os fundos se destinam. Desta forma, os fundos dirigidos para o financiamento ao terrorismo podem ter uma origem lícita ou ilícita. Por essa razão, associada ao facto de os montantes envolvidos serem tipicamente reduzidos, a detenção de operações de financiamento ao terrorismo é particularmente complexa.

No ordenamento jurídico português, a qualificação do financiamento ao terrorismo como crime autónomo consta do artigo 5.º- A da Lei n.º 52/2003, de 22 de agosto.

Nos termos desta mesma, Lei n.º 52/2003, de 22 de agosto, “financiamento do terrorismo” é toda a ação que direta ou indiretamente tenha como desígnio fornecer, recolher ou deter fundos ou bens, com intento de serem utilizados, total ou parcialmente, no planeamento, na preparação ou para a prática de atos que visem prejudicar a integridade e a independência nacional, impedir, alterar ou subverter o funcionamento das instituições do Estado previstas na Constituição, forçar a autoridade.

4.3Cliente

Qualquer pessoa singular, coletiva de natureza societária ou não societária ou centro de interesses coletivos sem personalidade jurídica que entre em contacto com a MACOLIS com o propósito de, por esta, lhe ser prestado um serviço ou disponibilizado um produto, através do estabelecimento de uma relação de negócio.

4.4Colaborador

Qualquer pessoa singular que, em nome da MACOLIS e sob a sua autoridade ou na sua dependência, participe na execução de quaisquer operações, atos ou procedimentos próprios da atividade prosseguida por aquela, independentemente de ter com a mesma um vínculo de natureza laboral (colaborador interno) ou não (colaborador externo).

4.5Beneficiários efetivos

A pessoa ou pessoas singulares que, em última instância, detêm a propriedade ou o controlo do cliente e ou a pessoa ou pessoas singulares por conta de quem é realizada uma operação ou atividade.

Nos termos da Lei n.º 83/2017 de 18 de agosto são considerados beneficiários efetivos de entidades societárias, que não tenham ações admitidas à negociação em mercado regulamentado sujeitas a requisitos de divulgação de informações consentâneos com o direito da União Europeia:

  1. A pessoa ou pessoas singulares que, em última instância detêm a propriedade ou o controlo, direto, de uma percentagem suficiente de ações ou dos direitos de voto ou de participação no capital dessa entidade. Considera-se indício de propriedade direta a detenção, por uma pessoa singular, de participações representativas de mais de 25 % do capital social do cliente;
  2. A pessoa ou pessoas singulares que, em última instância detêm a propriedade ou o controlo, indireto, de uma percentagem suficiente de ações ou dos direitos de voto ou de participação no capital dessa entidade. Considera-se indício de propriedade indireta a detenção de participações representativas de mais de 25 % do capital social do cliente por:
    1. Uma sociedade que esteja sob o controlo de uma ou várias pessoas singulares;
    2. Várias sociedades que estejam sob o controlo da mesma pessoa ou das mesmas pessoas singulares.
  3. A pessoa ou pessoas singulares que exercem controlo por outros meios sobre essa entidade;
  4. A pessoa ou pessoas singulares que detêm a direção de topo, se, depois de esgotados todos os meios possíveis e na condição de não haver motivos de suspeita:
    1. Não tiver sido identificada nenhuma pessoa nos termos das alíneas anteriores; ou
    2. Subsistirem dúvidas de que a pessoa ou pessoas identificadas sejam os beneficiários efetivos.

4.6Pessoas politicamente expostas (PEP´s)

As pessoas singulares que desempenham, ou desempenharam nos últimos 12 meses, em qualquer país ou jurisdição, as seguintes funções públicas proeminentes de nível superior:

  1. Chefes de Estado, chefes de Governo e membros do Governo, designadamente ministros, secretários e subsecretários de Estado ou equiparados;
  2. Deputados ou outros membros de câmaras parlamentares;
  3. Membros do Tribunal Constitucional, do Supremo Tribunal de Justiça, do Supremo Tribunal Administrativo, do Tribunal de Contas, e membros de supremos tribunais, tribunais constitucionais, de contas e de outros órgãos judiciais de alto nível de outros Estados e de organizações internacionais;
  4. Representantes da República e membros dos órgãos de governo próprio de regiões autónomas;
  5. Provedor de Justiça, Conselheiros de Estado, e membros da Comissão Nacional da Proteção de Dados, do Conselho Superior da Magistratura, do Conselho Superior dos Tribunais Administrativos e Fiscais, da Procuradoria-Geral da República, do Conselho Superior do Ministério Público, do Conselho Superior de Defesa Nacional, do Conselho Económico e Social, e da Entidade Reguladora para a Comunicação Social;
  6. Chefes de missões diplomáticas e de postos consulares;
  7. Oficiais Generais das Forças Armadas e da Guarda Nacional Republicana (GNR) em efetividade de serviço, bem como os Superintendentes-Chefes da Polícia de Segurança Pública (PSP);
  8. Presidentes e vereadores com funções executivas de câmaras municipais;
  9. Membros de órgãos de administração e fiscalização de bancos centrais, incluindo o Banco Central Europeu;
  10. Membros de órgãos de administração e de fiscalização de institutos públicos, fundações públicas, estabelecimentos públicos e entidades administrativas independentes, qualquer que seja o modo da sua designação;
  11. Membros de órgãos de administração e de fiscalização de entidades pertencentes ao setor público empresarial, incluindo os setores empresarial, regional e local;
  12. Membros dos órgãos executivos de direção de partidos políticos de âmbito nacional ou regional;
  13. Diretores, diretores-adjuntos e membros do conselho de administração ou pessoas que exercem funções equivalentes numa organização internacional;

4.7Membros próximos da família

De acordo com a redação introduzida pela Lei n.º 58/2020 de 31 de agosto:

  1. O cônjuge ou unido de facto de pessoa politicamente exposta;
  2. Os parentes e afins em 1.º grau, na linha reta ou na linha colateral, da pessoa politicamente exposta;
  3. Os unidos de facto dos parentes da pessoa politicamente exposta referidos na subalínea anterior, na medida em que não beneficiam do estatuto de afinidade;
  4. As pessoas que, em outros ordenamentos jurídicos, ocupem posições similares.

4.8Titulares de outros cargos políticos ou públicos

As pessoas singulares que, não sendo qualificadas como pessoas politicamente expostas, desempenhem ou tenham desempenhado, nos últimos 12 meses e em território nacional, algum dos seguintes cargos:

  1. Titulares de altos cargos públicos:
    1. Gestores públicos;
    2. Titulares de órgão de gestão de empresa participada pelo Estado, quando designados por este;
    3. Membros de órgãos executivos das empresas que integram o sector empresarial local;
    4. Membros dos órgãos diretivos dos institutos públicos;
    5. Membros das entidades públicas independentes previstas na Constituição ou na lei;
    6. Titulares de cargos de direção superior do 1.º grau e equiparados, quando não determinem a qualificação do respetivo titular como «pessoa politicamente exposta»;
  2. Membros de órgão representativo ou executivo de área metropolitana ou de outras formas de associativismo municipal.

5.Deveres Preventivos

A MACOLIS, na prossecução da sua atividade e no âmbito da prevenção do BCFT, assegura o cumprimento dos deveres previsto na Lei n.º 83/2017 e no Aviso 2/2018 do Banco de Portugal.

5.1 Dever de Controlo

A MACOLIS tem implementados mecanismos e procedimentos de controlo interno, de avaliação e gestão de risco e de auditoria interna, que se mostrem adequados ao cumprimento dos deveres previstos na Lei, de modo a prevenir eficazmente o BCFT.

Os mecanismos e procedimentos acima referidos compreendem:

  1. A definição de planos de formação contínuos dos seus colaboradores, aplicáveis desde o ato de admissão, qualquer que seja a natureza do vínculo;
  2. A definição de procedimentos específicos para a aceitação de novos clientes e de identificação de identidades, através de uma análise do perfil destes;
  3. A manutenção de Instruções de trabalho, disponível aos colaboradores através da Intranet, específicas por seções e serviços, com diretrizes claras para a execução das tarefas;
  4. A manutenção de Sistemas informáticos de processamento e arquivo de informação que permitam análise e monitorização de clientes e operações;
  5.  A existência de canais seguros que permitem preservar a confidencialidade das informações;
  6. A designação de um Responsável pelo Controlo do Cumprimento do quadro normativo aplicável;

A MACOLIS dispõe de um sistema de comunicação de irregularidades que permite aos seus colaboradores ou a terceiros comunicarem ao Órgão de Fiscalização qualquer irregularidade relacionada com eventuais violações legais, regulamentares ou às políticas relacionadas com BCFT.

Este sistema corresponde a um canal específico, independente e anónimo que assegura a receção, o tratamento e o arquivo das comunicações.

5.2 Dever de identificação e diligência – Cliente e Beneficiário efetivo

O dever de identificação e diligência previsto no artigo 23.º da Lei n.º 83/2017, implica a recolha de informações dos Clientes, representantes, beneficiários efetivos e/ou entidades integrantes da estrutura de propriedade e controlo, que devem ser integrados nos respetivos processos de identificação ou de atualização de dados.

Note-se que o dever de identificação e diligência é exigível para o estabelece relações de negócios, bem como para a realização de transações ocasionais de montante igual ou superior a 15.000€, independentemente da forma de pagamento e da transação ser realizada através de uma única operação ou de várias operações.

A identificação de clientes e respetivos representantes é efetuada nos seguintes termos:

  1. No caso de pessoa singular, mediante recolha e registo dos seguintes elementos identificativos:
    1. Cartão de cidadão;
    2. número de identificação fiscal ou, quando não disponha de número de identificação fiscal, o número equivalente emitido por autoridade estrangeira competente;
    3. identificação das entidades bancárias com que trabalha.
  2. No caso de pessoas coletivas ou de centro de interesses coletivos sem personalidade jurídica, mediante recolha e registo dos seguintes elementos identificativos:
    1. denominação;
    2. Morada completa da sede;
    3. Número de identificação de pessoa coletiva;
    4. Código da certidão permanente.

5.2.1 Beneficiários efetivos

Quando o cliente for uma pessoa coletiva ou de centro de interesses coletivos sem personalidade jurídica, a MACOLIS encontra-se obrigada a obter um conhecimento satisfatório sobre os beneficiários efetivos do cliente, em função do concreto risco de BCFT e a manter um registo de todas as ações a tal.

Consideram-se beneficiários efetivos das entidades societárias, quando não sejam sociedades com ações admitidas à negociação em mercado regulamentado sujeitas a requisitos de divulgação de informações consentâneos com o direito da União Europeia ou sujeitas a normas internacionais equivalentes que garantam suficiente transparência das informações relativas à propriedade, as seguintes pessoas:

  1. A pessoa ou pessoas singulares que, em última instância, detêm a propriedade ou o controlo, direto ou indireto, de uma percentagem suficiente de ações ou dos direitos de voto ou de participação no capital da pessoa coletiva;
  2. A pessoa ou pessoas singulares que exercem controlo por outros meios sobre essa pessoa coletiva;
  3. A pessoa ou pessoas singulares que detêm a direção de topo, se, depois de esgotados todos os meios possíveis e na condição de não haver motivos de suspeita:
    1. Não tiver sido identificada nenhuma pessoa nos termos das alíneas anteriores; ou
    2. Subsistirem dúvidas de que a pessoa ou pessoas identificadas sejam os beneficiários efetivos. 

As pessoas coletivas que estabeleçam ou mantenham relações de negócio ou que realizem transações ocasionais com a MACOLIS, devem disponibilizar em tempo útil:

  1. Informações sobre o seu proprietário legal ou titular formal;
  2. Informações suficientes, exatas e atuais sobre os seus beneficiários efetivos;
  3. Dados relativos à natureza do controlo exercido pelo beneficiário efetivo e aos interesses económicos subjacentes.

5.2.2 Pessoas Politicamente Expostas e Titulares de Outros Cargos Políticos ou Públicos

No âmbito das relações de negócio ou transações ocasionais com clientes, seus representantes ou beneficiários efetivos que sejam pessoas politicamente expostas, e em complemento aos procedimentos normais de identificação e diligência, a MACOLIS ainda:

  1. Deteta a qualidade de «pessoa politicamente exposta», adquirida em momento anterior ou posterior ao estabelecimento da relação de negócio ou à realização da transação ocasional, com base nos procedimentos ou sistemas de informação previstos no artigo 19.º da Lei 83/2017;
  2. Assegura a intervenção de um elemento da direção de topo para aprovação:
    1. do estabelecimento de relações de negócio ou da execução de transações ocasionais;
    2. Da continuidade das relações de negócio em que a aquisição da qualidade de «pessoa politicamente exposta» seja posterior ao estabelecimento da relação de negócio;
  3. Adota as medidas necessárias para conhecer e comprovar a origem do património e dos fundos envolvidos nas relações de negócio, nas transações ocasionais ou nas operações em geral, para o efeito entendendo-se por:
    1. “Património”, a totalidade dos ativos que compõem as fontes de riqueza da pessoa politicamente exposta;
    2. “Fundos “, os montantes ou ativos concretamente afetos à relação de negócio estabelecida, à transação ocasional ou à operação efetuada com a pessoa politicamente exposta;
  4. Monitoriza em permanência e de forma reforçada as relações de negócio, tendo particularmente em vista identificar eventuais operações que devam ser objeto de comunicação às autoridades competentes.

O acima previsto é aplicável às relações de negócio ou transações ocasionais com clientes, seus representantes ou beneficiários efetivos que sejam:

  1. Membros próximos da família e pessoas reconhecidas como estreitamente associadas;
  2. Titulares de outros cargos políticos ou públicos.

Para os devidos efeitos, consideram-se:

“Pessoas Politicamente Expostas”,

As pessoas singulares que desempenham, ou desempenharam nos últimos 12 meses, em qualquer país ou jurisdição, as seguintes funções públicas proeminentes de nível superior:

  1. Chefes de Estado, chefes de Governo e membros do Governo, designadamente ministros, secretários e subsecretários de Estado ou equiparados;
  2. Deputados;
  3. Juízes do Tribunal Constitucional, do Supremo Tribunal de Justiça, do Supremo Tribunal Administrativo, do Tribunal de Contas, e membros de supremos tribunais, tribunais constitucionais e de outros órgãos judiciais de alto nível de outros estados e de organizações internacionais;
  4. Representantes da República e membros dos órgãos de governo próprio de regiões autónomas;
  5. Provedor de Justiça, Conselheiros de Estado, e membros da Comissão Nacional da Proteção de Dados, do Conselho Superior da Magistratura, do Conselho Superior dos Tribunais Administrativos e Fiscais, da Procuradoria-Geral da República, do Conselho Superior do Ministério Público, do Conselho Superior de Defesa Nacional, do Conselho Económico e Social, e da Entidade Reguladora para a Comunicação Social;
  6. Chefes de missões diplomáticas e de postos consulares;
  7. Oficiais Generais das Forças Armadas em efetividade de serviço;
  8. Presidentes e vereadores com funções executivas de câmaras municipais;
  9. Membros de órgãos de administração e fiscalização de bancos centrais, incluindo o Banco Central Europeu;
  10. Membros de órgãos de administração e de fiscalização de institutos públicos, fundações públicas, estabelecimentos públicos e entidades administrativas independentes, qualquer que seja o modo da sua designação;
  11. Membros de órgãos de administração e de fiscalização de entidades pertencentes ao setor público empresarial, incluindo os setores empresarial, regional e local;
  12. Membros dos órgãos executivos de direção de partidos políticos de âmbito nacional ou regional;
  13. Diretores, diretores-adjuntos e membros do conselho de administração ou pessoas que exercem funções equivalentes numa organização internacional.

“Membros Próximos da Família”,

  1. Os ascendentes e descendentes diretos em linha reta de pessoa politicamente exposta;
  2. Os cônjuges ou unidos de facto de pessoa politicamente exposta e das pessoas referidas na subalínea anterior.

 “Pessoas Reconhecidas como Estritamente Associadas”,

  1. Qualquer pessoa singular, conhecida como comproprietária, com pessoa politicamente exposta, de uma pessoa coletiva ou de um centro de interesses coletivos sem personalidade jurídica;
  2. Qualquer pessoa singular que seja proprietária de capital social ou detentora de direitos de voto de uma pessoa coletiva, ou de património de um centro de interesses coletivos sem personalidade jurídica, conhecidos como tendo por beneficiário efetivo pessoa politicamente exposta;
  3. Qualquer pessoa singular, conhecida como tendo relações societárias, comerciais ou profissionais com pessoa politicamente exposta.

 “Titulares de Outros Cargos Políticos ou Públicos”,

As pessoas singulares que, não sendo qualificadas como pessoas politicamente expostas, desempenhem ou tenham desempenhado, nos últimos 12 meses e em território nacional, algum dos seguintes cargos:

  1. Os cargos enumerados no n.º 3 do artigo 4.º da Lei n.º 4/83, de 2 de abril, Controle Público da Riqueza dos Titulares de Cargos Políticos, alterada pelas Leis n.ºs 38/83, de 25 de outubro, 25/95, de 18 de agosto, 19/2008, de 21 de abril, 30/2008, de 10 de julho, e 38/2010, de 2 de setembro, quando não determinem a qualificação do respetivo titular como «pessoa politicamente exposta»;
  2. Membros de órgão representativo ou executivo de área metropolitana ou de outras formas de associativismo municipal;

5.2.3. Medidas Simplificadas

É permitida a simplificação das medidas adotadas ao abrigo do dever de identificação e diligência, quando se identifique um risco comprovadamente reduzido de branqueamento de capitais e de financiamento do terrorismo nas relações de negócio, nas transações ocasionais ou nas operações efetuadas.

A adoção de medidas simplificadas só é, no entanto, admissível na sequência de uma avaliação adequada dos riscos pela própria entidade ou pelas respetivas autoridades setoriais e nunca pode ter lugar em qualquer das seguintes situações:

  1. Quando existam suspeitas de branqueamento de capitais ou de financiamento do terrorismo;
  2. Quando devam ser adotadas medidas reforçadas de identificação ou diligência;
  3. Sempre que tal seja determinado pelas autoridades setoriais competentes.

5.2.4 Medidas Reforçadas

        Em complemento dos procedimentos normais de identificação e diligência, as medidas adotadas ao abrigo do dever de identificação e diligência, são reforçadas quando for identificado, pela MACOLIS ou pelas respetivas autoridades setoriais, um risco acrescido de BCFT, nas relações de negócio, nas transações ocasionais ou nas operações que efetuem.

5.3Dever de Comunicação

O dever de comunicação reflete-se sempre que exista razão para suspeitar que está em curso ou foi tentada uma operação suscetível de configurar a prática de branqueamento de capitais ou está relacionada com o financiamento do terrorismo, o responsável pelo cumprimento normativo deve informar de imediato o Departamento Central de Investigação e Ação Penal da Procuradoria-Geral da República (DCIAP) e a Unidade de Informação Financeira (UIF).

5.4Dever de Abstenção

A MACOLIS abstém-se de realizar qualquer operação ou conjunto de operações, presentes ou futuras, sempre que saiba ou suspeite estarem relacionadas com a prática dos crimes de BCFT. Havendo tal suspeita, cabe ao responsável pelo cumprimento do normativo comunicar de imediato ao DCIAP e à UIF que a MACOLIS se absteve de executar uma operação ou um conjunto de operações.  

5.5Dever de Recusa

Sempre que seja exigível a obtenção de dados identificativos e documentos comprovativos desses dados dos clientes, representantes legais ou beneficiários efetivos, e não seja possível obtê-los, a MACOLIS recusa iniciar relações de negócio, realizar transações ocasionais ou efetuar outras operações.

 Os responsáveis das áreas de negócio da MACOLIS devem recusar a realização de qualquer operação ou iniciar uma relação de negócio, sempre que não tenham sido fornecidos os elementos de identificação do cliente, do seu representante ou do beneficiário efetivo e sempre que não seja facultada informação sobre a natureza, o objeto e a finalidade da relação de negócio.

O exercício do dever de recusa ou a cessação da relação de negócio não implicam qualquer responsabilidade para a instituição que o exercer de boa-fé, devendo ser devidamente registados os motivos que suportam as decisões tomadas assim como ponderada a realização das comunicações previstas no âmbito do dever de comunicação.

5.6Dever de Conservação

Deverão ser conservados, por um período de sete anos após o momento em que a identificação dos clientes se processou ou, no caso das relações de negócios, após o termo das mesmas, as cópias, registos ou dados eletrónicos extraídos de todos os documentos no âmbito do cumprimento do dever de identificação e de diligência; a documentação integrante dos processos ou ficheiros relativos aos clientes, incluindo a correspondência trocada.

Os originais, cópias, referências ou quaisquer suportes duradouros, com idêntica força probatória, dos documentos comprovativos e dos registos das operações devem ser sempre conservados, de molde a permitir a reconstituição da operação, durante um período de, pelo menos, sete anos a contar da sua execução, ainda que, no caso de se inserir numa relação de negócio, esta última já tenha terminado.

5.7Dever de Exame

O Responsável pelo cumprimento do Normativo tem a obrigação de analisar com especial atenção, sempre que se detete a existência de quaisquer condutas, atividades ou operações cujos elementos caraterizadores as tornem suscetíveis de poderem estar relacionadas com fundos ou outros bens que provenham de atividades criminosas ou que estejam relacionadas com o financiamento do terrorismo.

Revelam especial atenção os seguintes elementos caraterizadores:

  1. A natureza, a finalidade, a frequência, a complexidade, a invulgaridade da operação;
  2. A aparente inexistência de um objetivo económico ou de um fim lícito associado à operação;
  3. Os montantes, a origem e o destino dos fundos envolvidos;
  4. A natureza, a atividade, a situação económico-financeira e o perfil dos intervenientes;
  5. O local de origem e de destino das operações;
  6. O meio de pagamento utilizado;
  7. A estrutura societária ou centro de interesses coletivos sem personalidade jurídica que possa favorecer especialmente o anonimato.

5.8Dever de Colaboração

A MACOLIS, através do Responsável pelo cumprimento Normativo, presta, de forma pronta e cabal, a colaboração que lhes for requerida pelas autoridades judiciárias e policiais (DCIAP e UIF). A colaboração referida implica facilitar o acesso ou fornecer a documentação solicitada, bem como os esclarecimentos que sejam igualmente solicitados.

A ausência, inadequação ou incompletude da prestação de colaboração, constitui contraordenação, nos termos do artigo 169.º-A da Lei n.º 83/2017. 

5.9Dever de não divulgação

A MACOLIS, através dos seus órgãos sociais, dos que nela exercem funções de direção ou chefia, dos seus colaboradores, mandatários, e outras pessoas que lhe prestem serviços a título permanente, temporário ou ocasional, não pode revelar ao cliente ou a terceiros quaisquer informações sobre os procedimentos que foram, estão a ser, ou serão aplicáveis, em matéria de prevenção do BCFT.

Assim, a MACOLIS implementou procedimentos para assegurar que o dever de colaboração é cumprido de forma sigilosa, não sendo acessível a pessoas cuja intervenção no procedimento seja dispensável, para assegurar que, quanto á comunicação de operações suspeitas, ou qualquer tipo de informação ou esclarecimento solicitado pelas autoridades sobre um cliente, transação ocasional ou relação de negócio, são objeto do maior sigilo possível, não podendo ser divulgados ao cliente.

Não cabe neste dever de não divulgação, a informação prestada ao cliente, no sentido de justificar a necessidade de preencher o formulário de identificação a que alude o artigo 23.º da Lei n.º 83/2017.

5.10Dever de formação

A MACOLIS adota medidas para que os seus dirigentes e colaboradores, cujas funções sejam relevantes para efeitos da prevenção do BCFT tenham um conhecimento adequado das obrigações decorrentes da lei, inclusive em matérias de proteção de dados pessoais. São asseguradas ações especificas e regulares de formação adequadas ao seu sector de atividade, que as habilitem a reconhecer operações que possam estar relacionadas com o BCFT, e a atuar em tais casos de acordo com as disposições legalmente previstas.

No caso de colaboradores recém-admitidos, cujas funções revertam diretamente no âmbito do BCFT, é-lhes proporcionado, imediatamente após a respetiva admissão, formação adequada sobre as políticas, procedimentos e controlos internos definidos em matéria de prevenção do BCFT. As ações de formação, podem ser internas ou externas, e asseguradas por pessoas ou entidades com reconhecida competência e experiência no domínio da prevenção e combate ao BCFT e são precedidas de parecer favorável do Responsável pelo cumprimento normativo.

6.Canal de Participação de Irregularidades

A MACOLIS dispõe, através do seu site, de um portal específico, independente e anónimo que assegura, de forma adequada, a receção, o tratamento e o arquivo de comunicações de irregularidades relacionadas com eventuais violações à legislação e regulamentação em vigor e aos procedimentos e princípios deontológicos da Sociedade.

7.Controlo Interno

A MACOLIS implementará vários mecanismos de controlo interno para assegurar o cumprimento contínuo e efetivo dos seus deveres de diligência, controlo, formação e outros, tal como disposto na Lei n.º 83/2017 assegurando dessa forma o cumprimento dos procedimentos de prevenção, deteção e combate aos atos de BCFT.

A MACOLIS acompanhará os fundos de clientes ao longo de todo o circuito comercial. Durante todo o circuito, a execução de transferências e pagamentos serão monitorizadas, assegurando a devida identificação da origem dos recebimentos.

A MACOLIS tem implementas procedimentos específicos que poderão servir para detetar possíveis atos de BCFT, tais como:

a) Instruções de trabalho relativos á aceitação de (novos) clientes bem definidas;

b) Avaliações regulares aos procedimentos de controlo interno e sua eficácia;

c) Designou um responsável pelo cumprimento normativo em matéria de prevenção do BCFT;

d) Avalia com periodicidade a adequação das políticas e dos procedimentos e controlos.

8.Incumprimento da Política

O incumprimento da presente Política por parte dos Colaboradores da Sociedade implica a sujeição do infrator a procedimento disciplinar punível de acordo com Código de Conduta, sem prejuízo da responsabilidade civil, contraordenacional ou criminal que a mesma possa dar lugar.

O exercício do poder disciplinar sobre os Colaboradores, quando esteja em causa o incumprimento da presente Política compete ao Conselho de Administração.

9.Aprovação e comunicação

A presente política é aprovada pelo Conselho de Administração, e será divulgada a todos os seus colaboradores de forma clara, transparente e acessível, entrando em vigor no dia seguinte à sua aprovação. Ficará disponível no site da MACOLIS, para consulta a todo o momento.

10.Revisão

A presente política será revista a cada três anos ou sempre que existam quaisquer alterações legislativas que possam implicar modificações no definido. Poderá ainda ser revista sempre que o Conselho de Administração considere necessário, de modo a assegurar o cumprimento das regras legais e regulamentares a que a Empresa se encontra sujeita.

Quaisquer alterações a esta Política estão sujeitas à aprovação do conselho de Administração.
Aprovado em Reunião do Conselho de Administração de 16/12/2022